デキるファシリテーターが使うフレーズ｜準備とコツは？
- 2021.10.12
こんばんは！
フリーアナウンサーの小野木梨衣です。
月に約8〜10本、生配信オンラインセミナーの司会をしています。
司会者の仕事の中には
- モデレーター
- ファシリテーター
と言う呼び名の会議の司会進行役やパネルディスカッションの進行役があります。
シンポジウムや番組での司会に限らず、社内の会議やオンラインミーティングで司会役を任されることはままありますよね。
そこで今回は、会議の司会者の心構えと使えるフレーズについて解説します。
この記事を読めば
- 突然司会役を任されても快く対応できる！
- 長々と話す人がいたり、話が脱線してしまった時に言うべき言葉がわかる！
- 〇〇さん司会の会議はみんなから意見が上がって生産性が高い！
と言われること間違いなしです^^
それでは早速行ってみましょう！
1、ファシリテーターの3つの役割とは？
- 参加者に発言を促す
- 意見をまとめて、結論まで導く
- 会議を時間内に終わらせる
ファシリテーターをやる上で知っておくべきこととして、会議の流れがあります。
- 会議のテーマ発表
- 会議のスケジュール発表
- 会議の目的の共有
- 参加者から意見を吸い上げる
- 議論を深める
- 会議での決定事項を発表する
１〜３までのステップは冒頭の3~5分で終わらせましょう。
４、参加者からの意見を吸い上げる、では発言者や発言内容に偏りが出ないように参加者全員に話を振っていきましょう。
５、議論を深める、に会議の大半を使いましょう。
６、会議の結論を導き出す、では会議で出た意見や話し合った内容を、会議の目的・趣旨に沿ってまとめましょう。
流れを把握していないと、時間内に会議のゴール・結論までたどり着けずに、「会議をした意味がなかった」「参加者の貴重な時間を奪った」というネガティブな印象をもたれかねません。
会議の目的や背景をしっかりと理解し、会議の中でどこまで話し合いができればOKなのかというゴールを主催者とすり合わせておきましょう！
2、ファシリテーターのNG行為
ファシリテーターとは｢進行役｣という意味。自分の意見やアイディアを言うのは参加者の役割です。
ファシリテーターは自分の意見は言わないこと！
あくまで中立公平な立場であることを忘れずに、
自分とは違う意見が出た時も、否定せず意見を要約して尊重する姿勢が大事です。
3、デキる！ファシリテーターが使うフレーズ
（１）会議の冒頭フレーズ
会議の始まりの挨拶では、参加へのお礼と議題について、終了時刻を伝えましょう！
「皆様本日はお忙しい中お時間作っていただきありがとうございます。
それではこれより◯時までのお時間、新プロジェクトに関するアイディア出し（議題名）会議を行います。
会議の進行は私 〇〇部（部署・役職etc）の小野木（名前）です。よろしくお願いします。」
（２）会議のゴール設定・目的の共有フレーズ
会議の目的・ゴールを参加者全員と共有してから会議を始めると生産性がグッと高まります。
制限時間の共有も参加者の集中力を高めます。
「何時まで会議です。」だけではなく、1時間であれば分単位で話し合う内容を設定して、確実にゴールまで辿り着けるようにするのもファシリテーターの役目です。
「今日は何をどこまで話し合えたらOKなのか」
「会議が終わる頃に何が決まっていたらOKなのか」
ここをはっきりさせましょう。
最後に、この会議で話し合ったことが今後どう生かされるのかというところまで言及できれば、より参加者の意欲を高められるでしょう。
上記を踏まえたフレーズ例文はこちらです。
会議は１時間です。最初の20分で、新サービスのアイディア出しを行います。 できるできないに関わらず、数出していくことが大事です。
次の10分で、弊社のサービスや強みとマッチするものをいくつか選定しチーム分けをします。
その後15分程度、チームに分かれてそれぞれの案をブラッシュアップしていきます。
ここで、サービス名・サービス概要・サービス実施までの社内フローやリリース目標スケジュール、懸念点まで議論を深められるといいですね。最後の10分で、各チームの代表者に新サービスについて発表していただきます。会議の終わりまでに、最低４つはアイディアを固めたいと思っておりますので皆さんご協力のほどよろしくお願いいたします。
本日会議で出た新サービスアイディアは来週の社内コンペに提出しますので、良いものになるよう頑張りましょう！
いかがですか？
先に伝えた
- 会議の終わり時間
- 分単位での時間の使い方
- この会議が終わる頃に決まっているべきこと
- この会議が今後どう生かされるのか
- 参加者を鼓舞する前向きなメッセージ
が含まれているかと思います。
会議が主題とズレてしまったり、最初に白熱しすぎて本来のゴールまでたどり着けない💦ということにならないためにも、参加者の目的意識を一致させるように誘導しましょう！
分単位で話し合いのステップを発表しておくと、
参加者も時間を意識して議論してくれて会議がスムーズ！
自分の一声で味方がたくさんできるので是非実践してみて♪
（３）話し合いが活発になるフレーズ
「〇〇さんからご意見お伺いできますか？」
「〜ということですね、貴重なご意見ありがとうございます。」
「〇〇さん、この意見に関していかがですか？」
話を振る時のポイントは、最初に答えて欲しい方の名前をいうこと！
「〇〇さん、この件についてはいかがですか？」
といった具合ですね。
最初に名前を呼んであげると、発言者は質問を聞きながら回答を準備する心算ができます。
意見の出づらい冒頭では、ファシリテーターが参加者を名指しして発言を促す必要があります。その場合、意見のある人がファシリテーターから当てられるまで待ってしまうという落とし穴が。
特にアイディア出しの会議では、自発的に発言してもいい雰囲気になるように、
「質問・意見がある場合は、挙手をお願いします。」
とお伝えしておくと良いでしょう。
（４）だらだらと長く話す人に切り込むフレーズ
一人の方の話がだらだらと長くなってしまうケースは、ファシリテーターがストップをかけ、話を要約した上で他の方に話を振る役割があります。
「○○さんのご意見は、～～ということでよろしいでしょうか。」
「すみません、この件に関して○○さんにも意見をお伺いしましょうか。」
この鉄板フレーズを発言者へ失礼がないよう述べましょう。
話が長くなってしまった発言者の機嫌が悪くなると、参加者にも悪い雰囲気が伝染し、会議のテンポが悪くなりかねません。
発言者への敬意を忘れず、申し訳なさそう且つご意見に対して感謝する気持ちで切り込みましょう！
謝罪と感謝の気持ちは声色に現れます！
（５）話が脱線してしまった時のフレーズ
会議が白熱すればするほど、議論が広がりすぎたり目的とは違う話で盛り上がってしまう瞬間があります。
そんな時もファシリテーターが手綱を握り、しっかりと会議のゴールまで導くように軌道修正する一声をかけましょう。
「○○さんの意見は新しい角度からの貴重なご意見だと感じました。しかしながら、本日の会議の趣旨からは少し離れてしまったようですので、その話は別の機会に伺うとして本題に戻りたいと思います。」
「〇〇さんのご意見、素晴らしい視点だと思いました。ただ、少々話が広くなってしまったようですので、そのお話はまた別の機会にお伺いさせてください。さて、〇〇（本題）についてですが、△△さんいかがですか？」
「〇〇さんばかり喋っているので」とか
「話が長いので」とか
「今回の議題とは関係ないので」といった
批判とも取られる直接的な言葉は使わないようにしましょう！
話が長かったり、多岐に及んでしまった時、失礼のないように話を中断させたり、引き取ったりするのは勇気が入りますよね。
でも、それができるのは進行役であるファシリテーターだけなんです。
参加者は「話が長いなぁ」「本題とズレているなぁ」と感じても発言しずらく、往々にして我慢するしかないのです。
だからこそ、司会者が自信を持って役目を果たしましょう！
ファシリテーターがこの役目を果たせば会議の生産性はグッと上がります！
（６）会議の終わりのフレーズ
会議の終わりはほとんど時間が残っていないことがほとんどです。
会議で決まった内容を簡単に発表し、参加者へ感謝の気持ちをシンプルな言葉で伝えましょう。
「皆さま素晴らしい意見をいただきありがとうございました」
「皆さまのご協力の元、時間内に会議のゴールとしていた結論までたどり着くことができました」
会議の成果や会議の目的が達成されたことを伝えることで
参加者の満足度も上がりますので、必ず行いましょう！
ファシリテーターから会議のまとめコメントがないと
「今日の会議って自分が参加した意味ある？」
「何のためにやったの？」
と不安や不満を抱く参加者も現れてしまうんですよね。
要約が難しかったら、感謝の言葉と会議の内容が今後どう生かされるのか、今後のスケジュールといった冒頭で伝えたことを繰り返すだけでもOKです。
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４、外部のプロ司会者を会議のファシリテーターに登用しませんか？
デキる！ファシリテーターが使っているフレーズについてお伝えしましたがいかがでしたか？
あなたがファシリテーターを務めた会議が、生産性が高く参加者の満足度の高いものになるよう、ひいてはチーム力をあげることにつながるよう、心から応援しています！
なお、プロ司会者である私小野木は、企業様の会議でファシリテーターやパネルディスカッションのモデレーターを務めております。
外部の司会者に会議の進行役を頼むメリットは
- 中立公平な立場で会議を進行してくれる
- 要約コメントが短くて的確
- 参加者の緊張感・集中力を高められる
ことです。
会議でファシリテーターを務めることになったら事前にオンラインミーティングを１時間ほど持たせていただき、
会社概要やサービス概要を把握し、会議の目的・ゴールを明確にさせていただいてからファシリテーターに入らせていただいております。
価格は
ぜひお気軽にお問い合わせください。